香港政府檔案的保存與利用

[香港政府檔案的保存與利用—劉善君女士、袁秀明女士]

1. 檔案表面上不如博物館展品吸引,但其實仔細可看出很多故事。
例如1877年的維多利亞城差餉徵收冊,加上當時的公司名冊和地圖,就可以用來重建當時社區面貌,甚至用來追蹤市區發展和變遷。
當然,因為舊時官方語文是英文(就算後來中文成為法定語文之一,但政府內部仍然慣用英文),所以對不少人而言,閱讀檔案始終要面對英語的隔膜。

2. 講者簡介了不少有趣的檔案圖片﹕
—1896年遮打道命名文件 (HKRS 58-1-11-70)
—1943年台長在集中營中製作的雨量紀錄 (HKRS 845-1-2,現正於檔案館展出)

—1953年就石硤尾大火起因致輔政司報告 (HKRS 163-1-1578)
(方按﹕按信件抬頭看應該是港督致殖民地大臣的報告)
—1901年維多利亞城地圖 (HKRS 209-1-1)
—啟德機場於1953和1972年的照片 (HKRS 156-1-831, HKRS 03-04-081有網上展覽)

—1960年新界農展會照片 (HKRS 365-1-8-10,新聞處於五十至七十年代拍攝了大量照片連詳述,供海外傳媒介紹香港用,都屬於HKRS 365檔案內。)
—1962年的徙置區家庭 (HKRS 365-1-54-2),當時政府年鑑亦有紀錄生活指數。
—1964年女警指揮交通的照片
—1968年前的郵政總局 (HKRS 01-09-245)
—1961年平安小姐 (363.72 FOS 1961,網上展覽)

—1963年制水 (363.72 WAT 1963,網上展覽)

—1975年垃圾蟲 (355.345 BEA 1975,網上展覽),講者笑道現在大概不可能有那麼「暴力」的宣傳運動 (方按﹕你肯定﹖),而且當年的垃圾蟲還會見報。

1969年反吸毒海報 (362.293 XID 1969),講者說用了當年的影星司馬華龍

—1982年群星與你同滅罪海報 (364.4 FIG 1982),講者叫大家數數認得幾多個明星﹖ :D

—1963年梁舜燕拍攝的霍亂可怕短片 (0020-B079),其實一點也不短,當年的人節奏比較慢 (方按﹕我們現在看甚至會覺得有點「拖拉」)

3. 歷史檔案是由個人或機構於處理公務中開立、接收、或累積的資料。因為有持續或永久價值而被保存。(方按﹕這方面還是朱生講得詳細生動點)

檔案存廢期限是根據法律或財務需要而訂立,到期的檔案會放到檔案處進行鑑定(assessment),留下的歷史檔案會進行登錄和著錄,目錄並上載網上。
與圖書館不同,檔案館並不會按subject approach進行「分類」,而是根據檔案來源和次序收藏。(見後文)
根據《歷史檔案著錄國際通用標準》,檔案亦不會逐份文件逐頁item approach的去登記,只會以整份檔案提供目錄。(方按﹕所以檔案往往要逐頁讀)

1996年政府資料檔案(取閱)則例》規定文件結檔起封存30年才公開,如果想查閱未到期的檔案,就要由檔案處代為向部門申請(根據《公開資料守則》第2守則)。

4. 由於講座於孫中山紀念館進行,所以講者順道提出一些與孫中山有關的檔案。
4.1 CO129殖民地部檔案,例如1895-11-12駐廣州領事Byron Brenan(包恩)致駐京大使報告,和CO129/364孫中山申請來港信函。
4.2 檔案館亦有相關報章,例如1889-10-18的China Mail公佈香港西醫書院的考試成績,孫中山名列前茅。

5. 接著講者介紹檔案處的網上資源
5.1 「網上藏品集」有很多分類,例如「紀錄香港」列出了一些檔案處最多人想找的文件,從中可見到1882年查維克報告書,亦有些Made in Hong Kong的宣傳品、和1983年身份證設計圖
歷史圖錄」是歷史圖片。
「檔案數碼化」製作了很多數碼圖片集,例如七十年代公屋圖集(消防處製作)和地下鐵路照片(地政處用作處理索償用)。
每月一圖」會每月刊登精選圖片。(方按﹕可惜沒有RSS無法利用)
5.2 「網上展覽」有很多檔案館曾製作的專題檔案展覽,由於展覽廳地方不足(方某去過,只是一間小房),所以網上展出的份量更多。
5.3 「視像資料」有若干政府宣傳片的剪輯。(方按﹕當然有人上載了更多舊片到youtube)
5.4 「教學資源庫」則提供了46份專題指引,協助學生和公眾人士找相關檔案。

6. Q&A時間﹕基本上是「六大派圍攻光明頂」的狀態,有幾個黃絲大媽大叔連環質疑政府還不設立檔案法和進行政治審查。雖然我看不到為難一個檔案處中層同事對爭取訂立檔案法有何幫助,何況就算你再三質問,身為政府公務員也不可能在公務場合發表個人意見。(難道你想他答「係呀我都想有檔案法架,政府唔搞之嘛」﹖)

6.1 講者當然會說他們是按專業指引而非政治取向去選取檔案。至於「三十年」的解封標準,的確不同地區有不同規定,由50年、30年、25年、20年都有。

6.2 法改會正在研究檔案法或資訊自由法。(方按﹕言下之意「唔該去問法改會同政府,唔好再質問我地班細既」)(方再按﹕據聞今年將有公開諮詢)

6.3 有人問到街道索引,因為地政署自己收起三十年代的街道索引但保存不佳,而檔案館只有五十年代的。講者只表示部門可要求檔案館提供協助。

6.4 有人問到檔案編號(這也是在下想問的問題),其實這個編號表示的是﹕
例如 HKRS 365-1-1
HKRS 是  Hong Kong Record Series之意,365是新聞處檔案,後面的1是指第一次移交的檔案,最後的1就是檔案本身的次序。

fongyun


雙魚座左撇書呆子乙名,阿斯伯格症疑似患者。生物化學系畢業的中學圖書館主任,但其實暗地裡主修中大學生會會章。方潤日記博主,著有《吹水無邊﹕一個教師的閱讀與教學自白》。

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